AnleitungAktivitäten & Zusammenarbeit

Daten mit einer Aktivität verknüpfen

Sie können Daten aus dem ERP-System (Angebote, Bestellungen, Artikel, Kontakte) und aus Salesware (Mails, Warenkörbe) mit einer Aktivität verknüpfen. Dann

sehen Sie in der Aktivität alle Daten zum Vorgang auf einen Blick,
springen Sie mit einem Klick zu den Daten,
sehen Sie umgekehrt auch im verknüpften Datensatz die Aktivität.

Es gibt drei Wege. Sie unterscheiden sich darin, womit der Datensatz verknüpft wird – mit der einzelnen Aktivität, mit der Sammlung oder mit beidem.

In den Details einer Aktivität

Zeigt ein Feld in den Details oder Kennzahlen ein Verknüpfungs-Symbol, tippen Sie los und wählen den Datensatz aus der Vorschlagsliste.

Verknüpft wird: nur diese eine Aktivität.

In der Übersicht einer Sammlung, Struktur oder eines Hinweises

Klicken Sie in der Übersicht unter „+ Hinzufügen“ auf die Art des Datensatzes.
Suchen Sie den Datensatz und wählen Sie ihn aus der Vorschlagsliste.

Verknüpft wird: die Sammlung, die Struktur oder der Hinweis.

Ein Klick auf das hinzugefügte Element zeigt dieselben Informationen wie die Schnellansicht. Auf diesem Weg fügen Sie auch Dateien und Links hinzu:

Titel von Dateien und Links ändern Sie direkt in der Aktivität – etwa in eine sprechende Bezeichnung statt des Dateinamens.
Bilder und PDF-Dateien öffnen Sie vergrößert, ohne die Aktivität zu verlassen.
Audio- und Videodateien spielen Sie direkt in der Aktivität ab.
Als Datei verknüpfte E-Mails (.eml oder .msg) zeigt Salesware direkt an – mit Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt, ohne dass Sie die Datei herunterladen müssen.

Aus dem Datensatz heraus

Sehen Sie den Datensatz gerade vor sich – in der Schnell- oder Detailansicht, in einer Kachel oder Tabelle –, geht es auch umgekehrt:

Wählen Sie im Dreipunktmenü des Datensatzes „Zu Aktivität hinzufügen“.
Klicken Sie auf eine der fünf zuletzt bearbeiteten Aktivitäten oder suchen Sie oben im Dialog nach der gewünschten.

Verknüpft wird: die Sammlung, die Struktur oder der Hinweis und jede darin enthaltene Aktivität.

Was das im Alltag bedeutet

Beispiel: Sie schreiben einen Besuchsbericht zu einem Kunden.

Tragen Sie den Kunden nur im Feld „Kontakt“ des Besuchsberichts ein, sieht man beim Kunden unter „Alle Aktivitäten“ den Besuchsbericht – aber nicht die Sammlung.

Fügen Sie den Kunden stattdessen in der Übersicht der Sammlung hinzu, sieht man beim Kunden die Sammlung.

Machen Sie beides, sind dem Kunden mehrere Aktivitäten zugeordnet.

Keiner der Wege ist besser als der andere. Entscheiden Sie danach, was Ihre Kolleginnen und Kollegen später beim Kunden sehen sollen.

Aktivität aus einer Mail erstellen

Erstellen Sie eine Aktivität direkt aus einer Mail, wird nicht nur die Mail verknüpft, sondern auch alle ERP-Daten, die bereits mit der Mail verknüpft sind – etwa der Kunde oder eine Bestellung.